Registrierung Ihres Flatpay-Kassensystems über das ELSTER-Portal

Inhaltsverzeichnis

• Registrierungs- und Meldepflichten für Kassensysteme in Deutschland
• Was muss gemeldet werden?
• Fristen für die Meldung
• Wo wird gemeldet?
• So registrieren Sie Ihr Flatpay-Kassensystem auf ELSTER
• Benötigen Sie Unterstützung?

Registrierungs- und Meldepflichten für Kassensysteme in Deutschland

Im Rahmen der deutschen Initiative zur Stärkung der digitalen Sicherheit und steuerlichen Transparenz verpflichtet  §146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO) Unternehmen dazu, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme (z. B. Kassensysteme) elektronisch über das ELSTER-Portal zu melden.

Wenn Sie als Unternehmer in Deutschland ein Kassensystem nutzen, betrifft Sie diese gesetzliche Verpflichtung.

Ein Verstoß gegen diese Registrierungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen diese Anforderungen einhalten, um Sanktionen zu vermeiden.

Was muss gemeldet werden?

Unternehmen in Deutschland sind verpflichtet, über ELSTER eine Meldung abzugeben, wenn sie:

• ein neues elektronisches Kassensystem in Betrieb nehmen,
• ein bestehendes System austauschen, aktualisieren oder außer Betrieb nehmen.

Die Meldung erfolgt über das dafür vorgesehene Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)", das im „Mein ELSTER“-Portal unter www.elster.de zur Verfügung steht.

Fristen für die Meldung

Für Flatpay-Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, endet die Frist zur Registrierung am 31. Juli 2025. Für alle Kassensysteme, die nach dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen, verändert oder stillgelegt werden, gilt eine Meldepflicht innerhalb eines Monats ab dem jeweiligen Zeitpunkt.

Wo wird gemeldet?

Die Registrierung erfolgt ausschließlich elektronisch über das Online-Portal „Mein ELSTER“. 

So registrieren Sie Ihr Flatpay-Kassensystem auf ELSTER

Dies ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung Ihres Flatpay-Kassensystems bei ELSTER. Für den Registrierungsprozess empfehlen wir die Nutzung eines Computers oder Laptops. 

Schritt 1: Anmeldung im Flatpay-Portal

Öffnen Sie das Flatpay-Portal und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.

Schritt 2: Navigieren zu „Geräte“

Klicken Sie im linken Menü auf „Geräte“ und wählen Sie anschließend „Point of Sale“ aus.

Schritt 3: Übersicht Ihrer Kassensysteme

Es erscheint nun eine Liste Ihrer registrierten Kassensysteme.

Jedes einzelne Gerät muss separat bei ELSTER gemeldet werden.

Schritt 4: Kassendetails öffnen

Wählen Sie das Kassensystem aus, das Sie registrieren möchten, um die Details anzuzeigen.

Schritt 5: Geben Sie die Daten des Steuerpflichtigen ein

Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und tragen Sie die Daten des Steuerpflichtigen ein. Nachdem Sie die Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Diese Informationen werden gespeichert und stehen Ihnen auch bei der Nutzung mehrerer Kassensysteme zur Verfügung.

Schritt 6: Herunterladen von XML-Datei

Klicken Sie auf „Herunterladen von XML“. Diese downloaded Datei enthält alle für die ELSTER-Meldung erforderlichen Informationen.

Nun wechseln Sie zu ELSTER:

Schritt 7: Anmeldung auf ELSTER.de

Melden Sie sich mit Ihren ELSTER-Zugangsdaten an.

Schritt 8: Formularauswahl

Klicken Sie im linken Menü auf „Formulare & Leistungen“, danach auf „Alle Formulare“.

Schritt 9: Passendes Formular auswählen

Scrollen Sie zu „Sonstige Formulare“ und wählen Sie „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO )“.

Schritt 10: XML-Datei hochladen

Klicken Sie auf „Weiter“, suchen Sie dann im mittleren Bereich der Seite nach dem Bereich „XML-Import“.

Klicken Sie darauf und laden Sie die zuvor aus dem Flatpay-Portal heruntergeladene XML-Datei hoch.

Schritt 11: PDF-Bestätigung

Nach erfolgreichem Upload der XML-Datei erhalten Sie eine PDF-Bestätigung. Speichern Sie diese unbedingt lokal auf Ihrem Gerät.

Schritt 12: Mehrere Kassensysteme melden

Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes einzelne Ihrer Flatpay-Kassensysteme.

Benötigen Sie Unterstützung?

Flatpay steht Ihnen jederzeit zur Seite. 

Kontaktieren Sie uns gerne unter:
Support@flatpay.de

(+49) 30 30809922

Weitere Informationen finden Sie auch in der offiziellen Anwenderhilfe des Bundesministeriums der Finanzen, verfügbar unter: www.elster.de.