Kundenportal-Übersicht – POS

Das Flatpay Kundenportal ist Ihre zentrale Plattform zur Verwaltung Ihres Kassensystems. Es bietet Ihnen die Kontrolle über wichtige Einstellungen und Funktionen, damit Ihr Betrieb reibungslos läuft.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und die Funktionen optimal zu nutzen, haben wir eine Übersicht mit allen Bereichen des Portals erstellt. Diese Anleitung führt Sie durch jedes Menü und hilft Ihnen dabei, Ihr System einfach zu steuern und anzupassen.

Bitte melden Sie sich zunächst im Flatpay Kundenportal an: Hier

Startseite - Flatpay Übersicht

Nach dem Login gelangen Sie auf die Übersichtsseite. Dort erhalten Sie einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen Ihres Tagesgeschäfts, zum Beispiel die Anzahl der Transaktionen, den aktuellen Umsatz und verarbeitete Rückerstattungen. Sie können die heutigen Werte mit denen des gleichen Wochentags der Vorwoche vergleichen, um die Leistung Ihres Geschäfts besser einzuschätzen.

Dashboard

Im POS Dashboard sehen Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Sie erhalten Einblicke in die Anzahl verkaufter Produkte, die Aufteilung des Umsatzes nach Kartenzahlung und Bargeld sowie den Gesamtumsatz des Tages.

Transaktionen

Für eine detaillierte Übersicht Ihrer Transaktionen klicken Sie bitte auf den Punkt Transaktionen im Menü. Auf dieser Seite werden alle über Ihre Terminals abgewickelten Zahlungen angezeigt, inklusive Datum, Transaktionstyp, Kartenart, Betrag, Status und Terminalname. Sie können die Liste nach Datum oder anderen Kriterien filtern und bei Bedarf als CSV oder PDF Datei exportieren.

Verkäufe

Im Bereich Verkäufe stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung:

• Bestellungen: Hier sehen Sie alle Verkaufsaktivitäten, die über Ihr Kassensystem abgewickelt wurden. Sie erkennen auf einen Blick, ob ein Verkauf erfolgreich oder fehlgeschlagen war.
• Verkaufsübersicht: Diese Ansicht zeigt Ihnen alle Verkäufe im ausgewählten Zeitraum. Sie können nach benutzerdefinierten Zeitfenstern oder stundenweise filtern und vollständige Berichte herunterladen.

Auszahlungen

Auf der Seite Auszahlungen erhalten Sie eine Übersicht mit allen relevanten Auszahlungsdaten wie Zeiträume, Gebühren, Zuschläge, Nettoeinzahlungen und Nettoauszahlungen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen. Sie können Berichte als PDF oder XML Datei exportieren und bei Bedarf direkt an Ihre Buchhaltung weiterleiten.

Berichte

Im Bereich Berichte stehen Ihnen folgende Unterkategorien zur Verfügung:

1. Kassenbericht: Hier sehen Sie eine vollständige Aufzeichnung Ihrer Barkassenvorgänge, inklusive der Mitarbeiter, die die Kasse geöffnet haben, sowie Start und Endbetrag.
2. Z Bericht: Der Z Bericht enthält Tagesabschlüsse mit Uhrzeiten, Terminal ID, Terminalnamen und dem Gesamtumsatz. Sie können jeden Bericht einsehen oder exportieren, um Ihre Tagesabschlüsse vollständig zu dokumentieren.
3. Benutzerdefinierte Berichte: In diesem Bereich finden Sie spezielle Berichte zu Ihrem Geschäft. Er wird regelmäßig um weitere Berichte erweitert.

POS

Im POS Bereich verwalten Sie die wichtigsten Elemente Ihres Kassensystems.

• Kategorien und Produkte: Hier legen Sie die Produktkategorien und Artikel an, die später im Kassensystem verfügbar sind. Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung finden Sie hier.
• Produktsortierung: Nachdem Sie Produkte und Kategorien erstellt haben, können Sie in diesem Abschnitt deren Reihenfolge auf dem Kassendisplay festlegen.
• Lager: Hier verwalten Sie Ihren Warenbestand. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Produkte knapp werden. Eine Anleitung zur Lagerverwaltung finden Sie hier.
• Tische: Wenn Sie ein Gastronomiebetrieb mit Sitzplätzen sind, ist die Tischfunktion besonders nützlich. Eine vollständige Anleitung finden Sie hier.

Geräte

• Terminals: In diesem Abschnitt verwalten Sie Ihre Zahlungsterminals. Sie können jedes Terminal benennen, die ID einsehen und optional die Trinkgeldfunktion aktivieren.
• Kassensysteme: Wenn Sie mehrere Flatpay Kassensysteme im Einsatz haben, können Sie hier deren Namen und IDs verwalten, um die Geräte besser zu unterscheiden.
• Drucker: Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Drucker, die mit Ihrem Kassensystem verbunden sind. Sie können den Status der Geräte prüfen und verwalten.

Personal

In diesem Bereich legen Sie Benutzerprofile für Ihre Mitarbeiter an. Oben rechts können Sie neue Profile erstellen, Zugangsdaten festlegen und die bevorzugte Sprache auswählen. Die einzelnen Profile sind wichtig für die Auswertung nach Personalzugang. Bitte erstellen Sie für jeden berechtigten Mitarbeiter ein eigenes Konto.

Integrationen

In diesem Bereich verknüpfen Sie Ihre bevorzugte Buchhaltungssoftware mit dem Flatpay System. So sparen Sie Zeit bei der Abstimmung und erleichtern Ihrem Steuerberater die Arbeit. Eine Anleitung zur Integration finden Sie hier.

Standorteinstellungen

Im Bereich Einstellungen finden Sie zusätzliche Funktionen zur Optimierung Ihres Geschäfts.

• Weitere Zahlungsarten: Hier finden Sie Informationen zu sonstigen Zahlungsmethoden.
• Trinkgeld: Aktivieren und konfigurieren Sie individuelle Trinkgeldoptionen für Ihre Terminals. Die Funktion muss für jedes Terminal separat unter Geräte aktiviert werden.
• Zum Mitnehmen oder vor Ort: Hier finden Sie einen Artikel zur Auswahl zwischen Mitnahme und Verzehr vor Ort.
• Zahlung am Platz: Weitere Informationen zur Funktion Zahlung am Platz finden Sie in diesem Artikel.
• Öffnungszeiten: Legen Sie Ihre Geschäftszeiten fest. Diese Angabe beeinflusst verschiedene Berichte.
• Steuern: Verwalten Sie hier Ihre Umsatzsteuerdaten. Eine ausführliche Anleitung zur Mehrwertsteuer im Kassensystem steht zur Verfügung.
• Externer Zugriff: Geben Sie hier externen Anbietern Zugang zum Kassensystem, wenn nötig.

Mein Unternehmen

Im Bereich Konto stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Benutzerkonten: Erstellen Sie neue Benutzerkonten für das Kundenportal. Wenn ein Kollege Zugriff benötigt, klicken Sie auf Benutzer erstellen und geben Sie die entsprechenden Informationen ein.
• Unternehmensdaten: Tragen Sie hier die Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens ein.
• Verträge: In diesem Abschnitt finden Sie Ihren aktuellen Vertrag mit Flatpay.