Votre Portail Client - Caisse enregistreuse

Votre Portail Client Flatpay, c'est l’espace où vous gérez votre système de caisse enregistreuse (POS). Il vous donne la main sur les réglages et sur les fonctionnalités clés pour que votre commerce continue de fonctionner en toute fluidité.

Pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre solution Flatpay, nous avons préparé un aperçu complet des différentes fonctionnalités disponibles dans votre portail. Ce guide vous accompagne pas à pas dans chaque rubrique du menu, pour une navigation plus simple et une configuration parfaitement optimisée.

Pour commencer, connectez-vous à votre Portail Client Flatpay juste ici.

Si c'est votre première connexion, consultez vos e-mails : nous vous avons envoyé vos informations de connexion.
Si vous avez oublié votre mot de passe ? Vous pouvez demander une réinitialisation par e-mail en cliquant sur “Mot de passe oublié ?”

Page d’accueil

Lorsque vous vous connectez au portail Flatpay, vous arrivez directement sur la page « Aperçu Flatpay ». C’est ici que vous retrouvez, en un coup d’œil, les chiffres clés de votre journée : nombre total de transactions, chiffre d’affaires du jour et les montants remboursés.

Vous pouvez également comparer vos performances du jour avec celles du même jour la semaine précédente. Une façon simple et rapide de suivre l’évolution de votre activité au quotidien.

Tableau de bord

Dans le tableau de bord de votre caisse enregistreuse, vous pouvez suivre les indicateurs les plus importants pour piloter votre activité.

Vous y retrouvez :

• le nombre de produits vendus
• la répartition du chiffre d’affaires entre paiements par carte et en espèces
• le chiffre d’affaires total de la journée

Transactions

Pour consulter vos encaissements en détail, rendez-vous dans l’onglet « Transactions » du menu.

C'est ici que vous retrouvez la liste complète de toutes les transactions réalisées via vos terminaux de paiement avec les informations suivantes :

• date
• type de transaction
• type de carte utilisée
• montant
• statut
• nom du terminal

Vous pouvez filtrer les résultats par date ou selon d’autres critères, et pour des analyses en profondeur vous pouvez exporter les données en CSV ou PDF.

Ventes

Dans la section « Ventes », vous retrouverez deux sous-rubriques :

• Commandes

L’onglet Commandes vous permet de suivre l’ensemble des activités de ventes enregistrées sur votre caisse. Vous pouvez voir si chaque vente a été marquée comme "terminée" ou "échouée", pour garder une trace claire de chaque opération.

• Vue d’ensemble des ventes

Cet espace vous donne une vision globale de toutes les ventes effectuées sur votre système de caisse enregistreuse. Vous pouvez filtrer les données par créneau horaire personnalisé ou par heure, et télécharger un rapport complet selon vos besoins.

Règlements

La page « Règlements » vous offre un aperçu clair et détaillé sur les dates de virement, les périodes concernées, les frais appliqués, les surcharges, les montants collectés nets et les montants versés nets. Une vue d'ensemble complète mise à jour quotidiennement sur toutes vos actions.

Et pour faciliter votre comptabilité, vous pouvez télécharger votre rapport au format PDF ou XML, ce qui est très pratique pour le suivi de vos finances ou si vous souhaitez l’envoyer directement à votre expert-comptable.

Rapports

Dans l’onglet « Rapports », vous trouverez plusieurs sous-sections :

• Rapport de caisse

Un rapport complet de votre tiroir-caisse : qui l’a ouvert, les montants en espèces à l'ouverture et à la fermeture ainsi que le montant attendu.

• Rapport Z

Indispensable en fin de journée, le rapport Z récapitule chaque session avec : l’heure de début et de fin, l’identifiant et le nom du terminal ainsi que le chiffre d’affaires total. Vous pouvez consulter ou télécharger les rapports Z détaillés pour chaque session afin de vous assurer que toutes les transactions ont été comptabilisées avant de clôturer votre journée.

• Rapports personnalisés

Cette section regroupe des rapports personnalisés et spécialisés sur votre activité. Elle s’enrichit régulièrement, à mesure que de nouveaux rapports sont ajoutés pour répondre à vos besoins.

Caisse enregistreuse

Dans la section « Caisse enregistreuse », vous trouverez des fonctionnalités clés pour personnaliser et optimiser l’utilisation de votre caisse :

• Catégories & Produits

Ces deux onglets sont parmi les plus importants pour configurer votre caisse enregistreuse.
C’est ici que vous allez créer les catégories et produits que vous utiliserez ensuite sur l’écran de votre caisse.
Consultez notre guide complet pour savoir comment créer vos catégories et produits.

• Tri des produits

Une fois vos produits et catégories créés, utilisez cet onglet pour organiser leur ordre d’affichage sur l’écran de votre caisse. 

• Stock

L’onglet « Inventaire » vous aide à gérer vos stocks au quotidien.
Vous recevez une alerte lorsque certains produits sont presque en rupture de stock.
Découvrez comment tirer le meilleur parti de notre outil de gestion des stocks dans cet article.

• Tables

Si vous gérez un établissement avec du service à table, cette fonctionnalité est faite pour vous.

Consultez notre guide complet sur la fonction « tables ».

Appareils

• Terminaux de paiement

Dans l’onglet « Terminaux » , vous pouvez gérer vos terminaux de paiement, leur attribuer un nom, consulter leur identifiant et activer les pourboires sur chaque terminal individuellement.

• Caisse enregistreuse

Cet onglet est conçu pour les commerçants équipés de plusieurs systèmes de caisse Flatpay.
Il vous permet de nommer chaque caisse et de les distinguer facilement grâce à leurs identifiants.

• Imprimantes

L’onglet « Imprimantes » vous donne une vue d’ensemble sur les imprimantes connectées à votre système de caisse et leur état.

Personnel

C’est ici que vous pouvez ajouter les membres de votre équipe à votre système.

Depuis le coin supérieur droit de l’écran, ajoutez un employé, renseignez ses informations de connexion ainsi que sa langue préférée. Une fois créé, ce collaborateur pourra accéder à votre caisse Flatpay. Veillez à créer un profil pour chaque membre de l'équipe qui peut accéder à la caisse pour établir des rapports détaillés sur le personnel.

Intégrations

Grâce à cet onglet, vous pouvez connecter votre logiciel de comptabilité à votre système Flatpay.

Un vrai gain de temps : plus besoin pour votre comptable de chercher les paiements manuellement, tout est synchronisé entre votre caisse et votre outil de comptabilité.

Consultez notre page dédiée pour savoir comment intégrer différents logiciels comptables à Flatpay.

Paramètres de localisation

Dans cet onglet, vous trouverez plusieurs options utiles pour adapter votre caisse à votre activité :

• Autres paiements

Consultez notre article complet sur les Autres paiements.

• Pourboires

Activez et personnalisez les options de pourboire sur vos terminaux.
Vous pouvez définir des montants prédéfinis qui s’afficheront après chaque vente.
N’oubliez pas : vous devez activer les pourboires dans l’onglet « Équipements » pour chaque terminal concerné.

• À emporter

Consultez notre article dédié à cette fonctionnalité.

• Paiement sur place
  

Découvrez notre article complet sur ce mode de paiement.

• Horaires d’ouverture

Définissez vos horaires d’ouverture : cela influencera les rapports utilisant des plages horaires.

• TVA

Mettez à jour vos paramètres de TVA selon les taux en vigueur dans votre activité.
Consultez notre guide complet sur la gestion de la TVA dans votre caisse.

• Accès externe

Autorisez des prestataires externes à accéder à votre système de caisse.

Mon entreprise

Dans l’onglet « Compte », vous trouverez 3 sections importantes :

• Comptes

C’est ici que vous pouvez créer de nouveaux accès au portail client.
Un collègue a besoin d’accéder au portail ? Cliquez simplement sur « Créer un utilisateur » en bas de la page et saisir ses informations.

• Informations sur votre entreprise

Indiquez ici l’adresse et les coordonnées de contact de votre société.

• Contrat

Retrouvez dans cette section votre contrat actuel avec Flatpay.